KPI管理シートとは？タスク管理・目標達成に重要なKPIの作成方法や手順、メリットを解説！

KPIシートを活用して目標設定を行う企業が増えています。ところが、KPIシートをどのように制作すれば良いのか、また、KPIシートを活用するメリットがうまく分かっていない企業も多いようです。

本記事では、KPIとKPI管理シートの概要、KPI管理シートを制作するメリット、作成方法などを紹介します。企業の目標設定に困っている担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

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KPIとは？

KPI（Key Performance Indicator）は、直訳すると「重要業績評価指標」となります。つまり、目標を達成するために設定する管理指標や管理基準値のことを意味します。

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KGIとの違い

KGI（Key Goal Indicator）は、重要目標達成指標と訳されます。つまり、成果指標や目標数値となるもので、プロジェクトにおける最終目標です。

まずはKGIを想定し、その中間ポイントにKPIがあるという認識を持つとわかりやすいでしょう。

CSFとの違い

CSF（Critical Success Factor）は、重要成功要因と訳されます。つまり、KGIの達成において重大な位置づけにある施策のことを指します。

KPI管理シートとは？

KPI管理シートとは、KPIを達成する際に管理ができるテンプレートのことを指します。つまり、テンプレート通りにプロジェクトを進めていけば目標を達成できるシートということです。

例えば、KPI管理シートには以下のような項目を追加し、KPI達成を目指します。

• KPI
• KPI達成に必要な要素
• 担当者
• 成果物のリンク
• 具体的なToDo
• 進捗
• 備考

これらの項目以外に自社で必要な項目がある場合には、適宜追加しながら、運用することが大切です。

また、KPI管理シートはプロジェクト進捗のコミュニケーションを図るために用いられることも多く、簡潔でわかりやすいシートを作成することが重要となります。

KPI管理シートを活用するメリット

KPI管理シートを活用することでどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、おもな3つのメリットについて紹介します。

報告資料を減らせる

KPIシートには「成果物のリンク」を添付するのが一般的です。こちらを活用すれば、会議中に全ての人が成果物の状況を確認できるため、Excelやドキュメントなどの報告資料が不要となります。

また、KPI管理シートを活用して仕事を誰に分担するかもシート上で決められるため、不要な資料作成工数を削減できます。

仕事内容とその進捗を「見える化」できる

KPI管理シートには、そのプロジェクトの進捗状況が記せるようになっています。そのため、プロジェクト全体のタスク量が一目で把握でき、スケジュール管理工数が削減できます。

通常、経験豊富な上司がスケジュールを管理し、部下は任された仕事を期限内に終わらせる必要があります。

ところが、部下が予想した時間と実際に作業にかかる時間に大きなズレが生じる場合があり、KPI管理シートなしの場合、そのズレに気づくのは困難となるでしょう。

KPI管理シートなら、こう言ったズレを素早く上司が察知し、フォローアップに回れる可能性もあります。

つまり、KPI管理シートを活用することで、決められた納期内に安心して仕事を終わらせられるのです。

コミュニケーションを円滑化できる

KPI管理シートは通常タスク管理シートとして活用されますが、一方でコミュニケーションツールとしても役立ちます。

例えば、KPI管理シートにURLを添付しておけば、その資料をもとに全従業員が作業を進められます。また、その状況においては上司が複数の部下に対して資料を配布する必要がなくなるため、工数が削減できます。

また、部下としてもKPI管理シートに進捗を記入するだけで仕事の状況を伝達できるでしょう。

特にリモートワークで作業をしている場合、相手の都合を確認して共有事項を伝達するという手間がかかります。

そのような手間を排除できるのはKPI管理シートの魅力です。

KPI管理シートの作成方法

ここでは、KPI管理シートを制作する手順を紹介します。

KPIテンプレートを準備する

まずはKPI管理シートを作成する上で必要なテンプレートを用意しましょう。

前述したように、以下の項目が含まれているテンプレートを制作すれば問題ありません。

• KPI
• KPI達成に必要な要素
• 担当者
• 成果物のリンク
• 具体的なToDo
• 進捗
• 備考

KPIの数字を設定する

次にKPIで目指す数字を設定します。この際、具体的な目標数値があるなら、そちらを使用すれば良いですし、現場経験があるプロジェクトリーダーがいる場合は、その経験則に基づいた数値を設定します。

あまり無理な目標を立ててしまうと、KPI達成が難しくなってしまうので、注意しましょう。

ちなみに、KPIの数値は従業員と相談するのではなく経営層や経営企画、マネージャーなどの上層部で決めてしまうのがスムーズです。

タスクを決める

次に、KPIに沿って、タスクの振り分けを行います。タスクの振り分けは経験があるマネージャーに任せるのがおすすめです。

優秀なマネージャーに管理してもらうことで、今後のKPI達成がよりスムーズなものになります。

詳細を埋める

最後に、KPI管理シートの詳細を埋めましょう。ここでは部下も含めて相談しながら項目を埋めていきます。

コミュニケーションを取りながら無理ない計画を埋めていくことが重要です。

KPI管理シートを効果的に活用するためには

KPI管理シートはタスク管理が主な作成目的ですが、それだけで終わってしまってはもったいないです。可能であれば円滑なコミュニケーションをとりながら部下が自発的にToDoを出してくれたり、主体的に担当に名乗り出てくれるようにモチベートすることが重要です。

また、KPI管理シートがコミュニケーションと共に作成されていけば、今後の業務に一体感が生まれるようになるはずです。

KPI管理シートを作る際の注意点

KPIをメンバーのイメージだけで作成するのは非常に危険です。なぜなら、その目標を達成するのが難しくなるケースもあるためです。

そのため、過去のKPI管理シートをテンプレとしたり、事例をリサーチしたりして、KPI管理シートを具体的なものにしていくことが重要です。

まとめ

本記事では、KPIとKPI管理シートの概要、KPI管理シートを制作するメリット、作成方法などを紹介しました。KPIの設定は基本的に会社の上層部が行うことになります。ただし、それ以外の項目はメンバー全員としっかり話しながら無理のない目標を設定することが大切です。

ぜひ本記事の内容を参考に、KPI管理シートを作成してみてください。

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